Home office en tiempos de coronavirus

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A manera de antecedente inmediato, en el año 2019, el reporte del State of Remote Work (Estación de Trabajo Remoto), señaló que de los 1,202 trabajadores encuestados en Estados Unidos, el 62% había trabajado de manera remota.

En la actualidad, es de esperarse que en este 2020, ese porcentaje será superado como consecuencia de la contingencia sanitaria que estamos enfrentando mundialmente.

Sin embargo, este nuevo escenario puede abrir opciones interesantes para las empresas que están incursionando en esta modalidad de trabajo.

Para aprovechar al máximo esta experiencia, será importante flexibilizar los procesos e implementar estrategias que permitan obtener el mayor beneficio, tanto en productividad como en el balance entre la vida laboral y personal de los trabajadores.

La transición hacia el trabajo remoto establece una nueva relación entre los colaboradores y los líderes, debido a que ya no existe el contacto físico, por ello, será importante establecer modificaciones pertinentes.

Aquí presentamos un listado de las consideraciones más importantes a tener en cuenta:

  1. Primero, es necesario formalizar los procedimientos y las actividades de home office con cada uno de los trabajadores, para ello, se debe establecer la manera de trabajar, las tareas a realizar y las metas que deben alcanzar.
  2. Implementar cambios en el control del trabajo de los colaboradores, ya que el seguimiento de las tareas diarias ya no puede ser por horarios, sino por tareas cumplidas. De esta manera, se propicia el aumento en la productividad y un mejor balance entre la vida personal y profesional.
  3. Se debe tomar en cuenta que, a pesar de trabajar a distancia, se deben mantener las reglas de conducta y de trabajo.
  1. Es importante que se establezcan horarios para ejecutar tareas, responder correos y en general para estar disponible para otros colaboradores y/o clientes. Lo idóneo, es seguir una rutina desde que se despierta por la mañana.
  2. Cada colaborador debe crear un espacio adecuado para realizar las labores, donde cuente con el material necesario para hacer su trabajo en un lugar ordenado, bien iluminado, libre de distractores y con una conexión estable a internet.
  1. Es importante el uso de herramientas que permitan estrechar la comunicación con los colaboradores, algunas opciones son Skype o Hangouts de Google, que ofrecen funciones de chat y videoconferencia, posibilitando una comunicación eficiente entre colaboradores y clientes.
  2. También es útil el uso de herramientas para la gestión de tareas, actualmente existen varias opciones como Monday.com, estos instrumentos permiten gestionar proyectos por medio de recordatorios, generar nuevas tareas o visualizar el avance de las tareas de manera grupal.
  3. A la par del uso de estas herramientas tecnológicas es importante revisar las políticas de ciberseguridad, para blindar la información de extremo a extremo para proteger la información de la organización aunque los colaboradores estén en home office.
  4. También es importante tomar en cuenta el perfil de los colaboradores, para ello, será necesario identificar qué personas tienen la personalidad y la disciplina para poder desempeñar un trabajo a distancia, pues no todos pueden hacerlo, hay gente que requiere ser supervisada para mantener el trabajo en equipo y para cumplir con una rutina y para ello será recomendable evaluar el desempeño de cada colaborador cada cierto tiempo.

Finalmente, aunque parezca un reto trabajar a distancia, las tecnologías tienen la virtud de acercar a las personas, sin importar lo lejos que se encuentren, sólo se requiere del equipo adecuado, una correcta estrategia y saber transmitirla al interior de cada empresa.

Lo primordial es implementar un cambio de mentalidad en colaboradores y jefes, aspecto que incluye la confianza, la flexibilidad y la orientación basada en los objetivos.

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